O PMI criou um processo responsável por iniciar o projeto, reconhecer a sua existência formalmente e associá-lo ao trabalho operacional da empresa.
É incrível como este processo é tão simples, tão útil e, mesmo assim, tão menosprezado pelos “gerentes de projetos”. O Termo de Abertura do Projeto ou Project Charter, resultado do processo Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto, poderia evitar muitos transtornos aos gerentes de projetos.
Sabemos que existem alguns tipos diferentes de estruturas organizacionais: as funcionais, as projetizadas e as matriciais. Nas organizações funcionais, os funcionários se reportam diretamente ao gerente funcional, ou seja, o gerente de projetos não tem poder algum, e nas organizações matriciais, que apresentam características das funcionais e das projetizadas, o gerente de projetos, explicando de uma forma bem simplória, disputa os recursos em um mesmo nível com os gerentes funcionais. Então é normal que haja muitos conflitos e disputas por recursos em organizações destes tipos.
O Termo de Abertura do Projeto poderia ajudar neste caso, pois dá autoridade e poder ao gerente de projetos para que utilize os recursos necessários. Logicamente, esta autoridade e poder devem ser bem descritos e específicos, indicando quais recursos e suas respectivas quantidades e disponibilidades.
O que compõe um Termo de Abertura do Projeto?
No mínimo, um Termo de Abertura do Projeto deve conter:
A descrição do projeto e objetivos
O Termo de Abertura do Projeto é a Certidão de Nascimento do projeto. Você já viu Certidão de Nascimento mudar? Com certeza devem ter casos bem específicos para que isto, mas no mínimo, não é tão comum. Neste caso é a mesma coisa. Um Termo de Abertura do Projeto deve ser tão específico a ponto de não deixar margem para muitas mudanças. Sabemos que ele será mais bem detalhado lá na frente, na Declaração de Escopo do Projeto, portanto, não deve ser tão minucioso, também, a ponto de tornar sua elaboração tão demorada, burocrática e trabalhosa.
Necessidade Empresarial e Justificativa do Projeto
Um projeto pode surgir por N motivos, mas é resultado de uma Necessidade Empresarial ou Necessidade de Negócios. Pode ser que sua empresa queira se expandir, pode ser por uma exigência imposta por um órgão regulador do setor ou por um avanço tecnológico que o obrigou a atualizar sua tecnologia, pode ser uma demanda do mercado etc. Esta necessidade deve estar bem descrita, assim como a justificativa para a realização do projeto.
Gerente de projetos designado e seu nível de autoridade e responsabilidades
O gerente de projetos deve ser designado o mais cedo possível, devendo até mesmo participar da elaboração do Termo de Abertura do Projeto. No entanto, como você pode perceber, este documento tão importante não pode ser assinado pelo gerente de projeto pelo simples fato de não ser ético e lógico ele mesmo estar se designando e atribuindo poder para si. O documento deve ser assinado por alguém com poder na organização, o patrocinador do projeto (sponsor). É ele quem emite o documento e concorda com tudo que está descrito ali, através de sua assinatura.
Recursos disponíveis
Ao mesmo tempo que o gerente é designado, já pode ser adiantado através do Termo de Abertura do Projeto, quais os recursos (materiais, humanos e financeiros) estarão disponíveis para o projeto. Posteriormente, na fase de planejamento e mesmo durante a execução do projeto, pode ser identificado a necessidade de mais recursos, então o gerente de projetos deverá barganhar com o patrocinador e as outras partes interessadas para conseguir estes recursos ou buscar alternativas para a execução do projeto.
Principais Stakeholders (Partes Interessadas)
Esta é mais uma informação importante. Por mais que haja um processo de gerenciamento de projetos para esta identificação das partes interessadas do projeto, algumas delas, as mais claras e óbvias pelo menos, já podem ser informadas aqui, juntamente com outras informações que estejam disponíveis, como sua influência, participação e de que forma será afetado ou afetará o projeto.
Requisitos de alto nível já conhecidos
Juntamente com a identificação das principais partes interessadas no projeto, alguns requisitos ou necessidades que satisfaçam suas expectativas, já podem ser levantados de forma superficial. Posteriormente estes requisitos serão mais detalhados.
Cronograma de marcos e orçamento resumido
O cronograma de marcos descreve as principais datas importantes para o projeto e o orçamento resumido delimita os recursos financeiros disponíveis para o projeto.
Restrições e premissas
As restrições são limitações do projeto que devem ser identificadas. Essas restrições impactarão no planejamento do projeto. Restrições de prazos e recursos são comuns a maioria dos projetos. Já as premissas são fatos que consideramos verdadeiros, mas que podem ou não se confirmar. O estabelecimento de premissas pode ser usado para tirar a responsabilidade do gerente do projeto sobre alguma situação, ou seja, é algo que não se tem controle. Por exemplo, eu digo que a reunião começará às 10h, considerando a premissa de que todos os participantes estarão no local até este horário. Reparem que os participantes poderão chegar ou não a tempo e o início da reunião não dependerá exclusivamente de mim ou da organização do projeto.
Assinatura do Patrocinador do Projeto
Como já mencionei, o patrocinador do projeto é quem assina e aprova o Termo de Abertura do Projeto. É importante que o patrocinador seja alguém com poder na organização, que seja capaz de decidir os rumos do projeto. É a ele que você se reporta e somente ele tem o poder para decidir sobre uma alteração do Termo de Abertura.
Ao pesquisar pela Internet ou em outras metodologias ou em livros sobre gerenciamento de projetos disponíveis, você poderá encontrar diversos templates de Termos de Abertura de Projetos. Cada um poderá acrescentar mais itens ou mesmo omitir algum destes itens descritos acima. Você poderá encontrá-lo até mesmo com outros nomes. Não importa que nome a sua organização dará ao Termo de Abertura do Projeto. O importante é conhecer o que este processo faz, sua importância e implementá-lo da forma correta.
Alguns exemplos de Termo de Abertura de Projetos encontrados na Internet
- Termo de Abertura do Projeto 1 – desenvolvido pela PM Tech
- Termo de Abertura do Projeto 2
- Termo de Abertura do Projeto 3
